Hilfe: So funktioniert Zettelfee

Eine Anleitung für Einsteiger – Stand: 12. November 2026

Was ist Zettelfee?

Zettelfee macht aus deinen Etsy-Verkäufen eines Monats eine fertige Rechnung als PDF – mit ein paar Klicks statt mit Abtippen.

Stell dir vor, Etsy gibt dir am Monatsende einen langen Kassenzettel mit allen Verkäufen. Zettelfee nimmt diesen Zettel, sortiert ihn und schreibt daraus eine ordentliche Rechnung an Etsy. Diese Rechnung brauchst du für deine Buchhaltung und das Finanzamt.

• Für wen? Für Etsy-Verkäuferinnen und -Verkäufer in Deutschland, die Kleinunternehmer sind (also keine Umsatzsteuer ausweisen).
• Was kostet es? Nichts. Zettelfee ist ein privates Angebot und bleibt dauerhaft kostenlos.
• Wo? Im Browser unter app.zettelfee.net – am Computer, Tablet oder Handy. Du musst nichts installieren.
• Was es nicht ist: Zettelfee ist kein Buchhaltungsprogramm und keine Steuerberatung. Es schreibt die Rechnung; ob alles steuerlich passt, prüfst du (oder deine Steuerberatung).

Bevor du anfängst

Leg dir diese Dinge bereit, dann dauert die Einrichtung etwa zehn Minuten.

Tipp: Mach die Einrichtung am besten am Computer. Am Handy geht alles auch, aber auf dem großen Bildschirm siehst du die Vorschau der Rechnung neben den Feldern.

Konto anlegen und anmelden

Du legst einmal ein Konto an, bestätigst deine E-Mail-Adresse und meldest dich danach immer mit E-Mail und Passwort an.

Konto anlegen

1. Öffne app.zettelfee.net und klicke unten auf „Konto anlegen“.
2. Gib deine E-Mail-Adresse ein und zweimal dasselbe Passwort (mindestens 12 Zeichen).
3. Setz den Haken bei den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung und klicke „Konto anlegen“.
4. Schau in dein Postfach. Dort liegt eine Mail von Zettelfee mit einem Link. Klick ihn an – er gilt 48 Stunden.
5. Fertig: Die Seite sagt „E-Mail-Adresse bestätigt“. Jetzt kannst du dich anmelden.

Anmelden

1. E-Mail und Passwort eingeben.
2. Der Haken „Angemeldet bleiben (30 Tage)“ sorgt dafür, dass du dich auf diesem Gerät einen Monat lang nicht neu anmelden musst. Auf fremden Computern nimm ihn weg.
3. Beim allerersten Mal führt dich Zettelfee automatisch durch die Einrichtung (nächster Abschnitt).

Abmelden kannst du dich jederzeit oben rechts mit „Abmelden“.

Einrichtung Schritt für Schritt

Die Einrichtung hat acht kleine Schritte; rechts siehst du dabei immer eine Beispielrechnung, die sich sofort mitändert.

Oben stehen die Schritte als Reihe von Knöpfen. Mit „Weiter“ speicherst du und gehst zum nächsten Schritt. Später findest du alles wieder unter „Einstellungen“ (am Handy das Zahnrad ⚙).

1. Absender – Wer schreibt die Rechnung? Name oder Firma, Anschrift (jede Zeile in eine eigene Zeile: Straße, PLZ und Ort, Land), Steuernummer oder USt-IdNr. und auf Wunsch eine E-Mail-Adresse, die auf der Rechnung stehen soll. Achtung: Die Steuernummer gehört ins Feld „Steuernummer“, eine USt-IdNr. (beginnt mit DE) ins Feld daneben.
2. Bank (freiwillig) – Mit IBAN und BIC druckt Zettelfee unten einen QR-Code zum Bezahlen. Ohne bleibt der untere Rand leer. Für Rechnungen an Etsy brauchst du das eigentlich nicht.
3. Aussehen – Lade dein Logo hoch und wähle eine Farbe für die Kopfzeile der Tabelle. Rund oder quadratisch mit durchsichtigem Hintergrund sieht am besten aus.
4. Nummern – Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer, und die Nummern müssen lückenlos weiterlaufen. Das Format {JJJJ}-{NNN} ergibt z. B. 2026-001, 2026-002 … Hast du schon Rechnungen geschrieben, trag bei „Nächste Nummer“ die nächste freie ein (hast du bis 2026-054 geschrieben, also 55). Unten siehst du, welche Nummer die nächste Rechnung bekommt.
5. Empfänger und Hinweis – An wen geht die Rechnung? Bei Etsy-Verkäufen ist das schon richtig vorausgefüllt (Etsy Ireland UC in Dublin). Darunter steht der Satz zur Kleinunternehmerregelung, und du wählst die Sprache der Rechnung (Deutsch oder Englisch).
6. Übergabe (freiwillig) – Soll Zettelfee die fertige Rechnung gleich an deine Buchhaltung mailen? Siehe Rechnungen an die Buchhaltung schicken.
7. Etsy (freiwillig) – Damit lädt Zettelfee den Monat direkt von Etsy, ohne Datei. Siehe Etsy direkt anbinden.
8. Konto – Erscheint erst nach der Einrichtung. Hier lädst du alle Daten herunter oder löschst dein Konto.

Nach dem letzten Schritt klickst du „Fertig – los geht's“ und landest auf der Rechnungsseite.

Die erste Rechnung

Eine Rechnung entsteht in drei Schritten: Monatsliste von Etsy holen, kurz prüfen, „PDF exportieren“ klicken.

Schritt 1: Die Monatsliste von Etsy holen

Die Monatsliste ist eine CSV-Datei – eine Tabelle als Datei, die Etsy für jeden Monat bereithält.

1. Melde dich bei Etsy an und öffne den Shop-Manager.
2. Geh zu Finanzen → Zahlungskonto.
3. Such bei den monatlichen Abrechnungen den Monat aus und wähle CSV herunterladen.
4. Die Datei heißt dann z. B. etsy_statement_2026_10.csv und liegt in deinem Download-Ordner.

Etsy benennt Menüs manchmal um. Findest du den Weg nicht genau so, such im Shop-Manager nach „Zahlungskonto“ oder „CSV“. Bequemer ist die direkte Etsy-Anbindung (Etsy direkt anbinden): dann wählst du den Monat nur noch aus einer Liste und klickst „Von Etsy laden“.

Schritt 2: Datei in Zettelfee laden und prüfen

1. Zieh die Datei auf das große Feld „Etsy-CSV hierher ziehen“ – oder klick darauf und such die Datei aus.
2. Links erscheinen die Angaben zur Rechnung, rechts die fertige Vorschau.
3. Prüfe oben die Rechnungsnummer und die Daten: Erstellt (Rechnungsdatum), Zahlungsziel und den Leistungszeitraum (meist der ganze Monat). Daten schreibst du als TT.MM.JJJJ, also z. B. 31.10.2026, oder du klickst auf den kleinen Kalender.
4. Darunter stehen die Positionen – jede Zeile ist ein Verkauf oder eine Rückerstattung. Ein Haken vorne heißt: kommt mit auf die Rechnung. Mit ✕ löschst du eine Zeile („Löschen rückgängig“ holt sie zurück), mit „+ Position hinzufügen“ ergänzt du eine.
5. Schau auf das kleine Schild „✓ = Etsy-Umsatz“ neben dem Gesamtbetrag. Grün heißt: Die Rechnung stimmt genau mit dem Umsatz laut Etsy überein. Steht dort ein Betrag wie „+12,50 € zu Etsy“, hast du etwas geändert oder abgewählt – prüf, ob das so gewollt ist.
6. Gelbe Hinweise (⚠) lesen: Zettelfee meldet dort z. B. Zeilen ohne Bestellnummer oder Verkäufe aus einem anderen Monat.

Schritt 3: PDF exportieren

1. Klick unten auf „PDF exportieren“. Der Knopf ist grau, solange irgendwo ein Feld rot markiert ist – dann erst das rote Feld korrigieren.
2. Die PDF wird heruntergeladen und gleichzeitig im Archiv abgelegt.
3. Oben erscheint ein grüner Kasten mit „Per Mail senden“, „Erneut herunterladen“ und „Nächste Rechnung“.

Gut zu wissen:

• Nichts geht verloren: Schließt du die Seite vor dem Export, merkt sich dein Browser den Entwurf. Beim nächsten Öffnen fragt Zettelfee: „Ungespeicherter Entwurf – Wiederherstellen oder Verwerfen?“
• Steuer der Käufer: Bei manchen Bestellungen (z. B. aus der Schweiz) zieht Etsy beim Käufer Steuer ein und führt sie selbst ab. Zettelfee rechnet diese Steuer automatisch heraus, damit deine Rechnung nur deinen echten Umsatz zeigt. Du siehst das als Hinweis „… vom Käufer gezahlte Steuer (von Etsy abgeführt) verrechnet“.
• Monatsabgleich: Klapp „Monatsabgleich mit Etsy“ auf, wenn du Umsatz, Gebühren und Auszahlungen aufs Bankkonto auf einen Blick sehen willst. Das steht nicht auf der Rechnung, hilft dir aber beim Prüfen.

Das Archiv

Jede exportierte Rechnung landet automatisch im Archiv – wie ein Ordner, in dem alle deine Rechnungen sicher abgeheftet sind.

Du öffnest es oben mit „Archiv“; die Zahl daneben sagt, wie viele Rechnungen drin sind. Jede Zeile zeigt Nummer, Zeitraum, Summe und wann du sie erstellt hast. Hinter jeder Rechnung gibt es drei Knöpfe:

Wichtig zu den Nummern:

• Eine Nummer kann nur einmal im Archiv stehen. Versuchst du, 2026-005 ein zweites Mal zu vergeben, markiert Zettelfee das Feld rot („Schon vergeben“).
• Hast du dich vertan und willst die Rechnung neu schreiben, lösch sie mit 🗑. Dann ist ihre Nummer wieder frei. Die gelöschte PDF ist nicht sofort weg, sondern liegt im Papierkorb auf dem Server, und der Vorgang wird notiert.
• Hast du die Rechnung schon in dein Buchhaltungsprogramm übernommen, lösch sie dort auch. Sonst steht sie doppelt in deinen Büchern.
• Unter einer Rechnung siehst du kleine Vermerke, z. B. „✉ 12.11.2026 an … geschickt“. So weißt du immer, was schon bei der Buchhaltung ist.

Rechnungen an die Buchhaltung schicken

Zettelfee kann jede fertige Rechnung als PDF per Mail an dein Buchhaltungsprogramm schicken – von Hand oder automatisch nach jedem Export.

Viele Buchhaltungsprogramme (z. B. Accountable, sevDesk, lexoffice) haben eine eigene E-Mail-Adresse, an die man Belege schickt. Die steht in den Einstellungen deines Programms, oft unter „Belege per Mail“ oder „E-Mail-Import“.

So richtest du es ein

Einstellungen → Schritt 6 „Übergabe“:

1. Bei „Rechnungen schicken an“ die Beleg-Adresse deines Programms eintragen. Lässt du das Feld leer, geht die Mail an dich selbst.
2. Willst du dich um nichts kümmern, setz den Haken „Nach jedem Export automatisch senden“.
3. Sonst schickst du jede Rechnung selbst: im grünen Kasten nach dem Export mit „Per Mail senden“ oder später im Archiv mit ✉.

Pro Tag gehen höchstens 20 Rechnungsmails raus – das reicht für alles Normale.

Eigener Absender: wenn dein Programm nur Mails von dir annimmt

Manche Programme (Accountable zum Beispiel) prüfen, von wem die Mail kommt, und nehmen nur Mails von deiner eigenen, dort hinterlegten Adresse an. Eine Mail von Zettelfee würde dann still abgewiesen. Dafür gibt es den eigenen Absender: Zettelfee verschickt die Rechnung dann über dein Postfach, so als hättest du sie selbst geschickt.

1. Einstellungen → Schritt 6 → ganz unten „Eigener Absender“.
2. Absenderadresse eintragen – die Adresse, die dein Buchhaltungsprogramm kennt.
3. Mailanbieter auswählen. Bei GMX-, WEB.DE-, Telekom-, Gmail- oder iCloud-Adressen ist er meist schon richtig vorgewählt. Zur Wahl stehen Strato, IONOS, GMX, WEB.DE, Telekom, Gmail / Google Workspace, iCloud, mailbox.org, Posteo und Hostinger. Steht dein Anbieter nicht dabei, wähle „Anderer Anbieter“ und trag Mailserver und Port aus der Hilfe deines Anbieters ein.
4. Unter der Auswahl steht ein Hinweis, falls dein Anbieter etwas Besonderes will – lies ihn, bevor du weitermachst.
5. Benutzername kannst du meist leer lassen (dann nimmt Zettelfee die Absenderadresse), Passwort ist das deines Postfachs.
6. „Speichern und prüfen“ klicken. Zettelfee meldet sich einmal testweise an, ohne eine Mail zu schicken. Klappt das, steht dort „✓ Rechnungen gehen von … über …“.

Dein Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Willst du später nur etwas anderes ändern, lass das Passwortfeld leer – dann bleibt das alte. Bestätigungs- und Passwort-Mails von Zettelfee an dich kommen weiter von info@zettelfee.net.

Zum Ausprobieren: Schick eine Rechnung im Archiv mit ✉ los und schau danach in deinem Buchhaltungsprogramm nach, ob sie angekommen ist. Den doppelten Beleg dort danach wieder löschen.

Etsy direkt anbinden

Mit der Etsy-Anbindung holt sich Zettelfee den Monat selbst bei Etsy – du musst keine CSV-Datei mehr herunterladen. Das ist freiwillig; die CSV funktioniert genauso gut.

Damit Zettelfee bei Etsy anklopfen darf, brauchst du eine eigene, kostenlose „Etsy-App“. Das klingt komplizierter, als es ist: Es ist nur ein Zugangsschlüssel, den Etsy dir ausstellt.

1. Geh auf etsy.com/developers und melde dich mit deinem Etsy-Konto an.
2. Leg eine neue App an („Create a New App“). Name und Beschreibung sind egal, z. B. „Zettelfee für meinen Shop“.
3. Trag in der App die Callback-URL ein, die Zettelfee dir in Schritt 7 anzeigt (https://app.zettelfee.net/etsy/callback).
4. Etsy prüft neue Apps. Das kann ein paar Tage dauern – bis dahin einfach mit der CSV weiterarbeiten.
5. Ist die App freigegeben, kopier Keystring und Shared Secret aus der App in Zettelfee (Einstellungen → Schritt 7) und klick „Zugang speichern und prüfen“.
6. Klick „Mit Etsy verbinden“. Etsy fragt, ob Zettelfee lesen darf – zustimmen. Du landest wieder bei Zettelfee mit „✓ Verbindung mit Etsy hergestellt“.

Benutzen: Auf der Rechnungsseite steht jetzt oben eine Monatsauswahl (vorausgewählt ist der Vormonat). Monat wählen, „Von Etsy laden“ klicken – der Rest ist wie bei der CSV.

Zettelfee liest nur Buchungen und Bestellnummern und ändert bei Etsy nichts. Die Zugangsschlüssel liegen verschlüsselt. In Schritt 7 kannst du die Verbindung jederzeit trennen oder den Zugang ganz entfernen.

Sicherheit

Dein Konto enthält deine Anschrift, Steuernummer und alle Rechnungen – schütz es mit einem guten Passwort und am besten mit der Zwei-Faktor-Anmeldung.

Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten (empfohlen)

Das ist wie ein zweites Schloss: Neben dem Passwort brauchst du beim Anmelden einen 6-stelligen Code, den eine App auf deinem Handy alle 30 Sekunden neu anzeigt. Selbst wer dein Passwort kennt, kommt ohne dein Handy nicht rein.

1. Installier eine Authenticator-App, falls du noch keine hast (z. B. Apple Passwörter, Google Authenticator, 2FAS).
2. Klick in Zettelfee oben auf „2FA“ und dann auf „Einrichten“.
3. Scann den QR-Code mit der App (oder tipp den Schlüssel darunter von Hand ab).
4. Gib den Code ein, den die App jetzt anzeigt, und klick „Bestätigen“. Oben steht danach „2FA ✓“.

Ab jetzt fragt Zettelfee nach dem Passwort auf einer zweiten Seite nach dem Code.

Passwort vergessen

1. Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ klicken.
2. E-Mail-Adresse eingeben, „Link senden“ klicken.
3. Der Link in der Mail gilt eine Stunde und nur einmal. Darüber setzt du ein neues Passwort. Danach bist du überall abgemeldet und meldest dich neu an.

Gesperrt nach Fehlversuchen

Nach 5 falschen Versuchen in kurzer Zeit sperrt Zettelfee die Anmeldung für 15 Minuten. Das schützt vor Leuten, die Passwörter durchprobieren. Einfach warten, dann geht es wieder.

Sprache und Aussehen

Zettelfee gibt es auf Deutsch und Englisch, hell und dunkel – und die Sprache der Seite ist etwas anderes als die Sprache der Rechnung.

Seitensprache und Hell/Dunkel merkt sich dein Browser, auch nach dem Neuladen. Neue Konten bekommen als Rechnungssprache die Sprache, in der sie angelegt wurden. Rechnungen dürfen in Deutschland auch auf Englisch sein; das Finanzamt kann aber eine Übersetzung verlangen.

Fallstricke und Lösungen

Die meisten Probleme haben eine einfache Ursache – such unter „Was du siehst“ nach dem, was bei dir passiert.

Nicht dabei? Schreib an info@zettelfee.net.

Deine Daten

Deine Rechnungen gehören dir: Du kannst jederzeit alles herunterladen und dein Konto selbst löschen – aber heb die Rechnungen vorher auf.

Alles herunterladen

Einstellungen → Schritt 8 „Konto“ → „Daten herunterladen (ZIP)“. Du bekommst eine ZIP-Datei mit allen Rechnungen als PDF, einer Übersicht als Tabelle (CSV), deinen Einstellungen und deinem Logo.

Aufbewahren – wichtig!

Rechnungen musst du für das Finanzamt in der Regel 8 bis 10 Jahre aufheben. Zettelfee ist dafür kein Tresor. Sorg dafür, dass jede Rechnung zusätzlich in deiner Buchhaltung liegt, und lade ab und zu das ZIP herunter.

Konto löschen

1. Vorher das ZIP herunterladen.
2. Einstellungen → Schritt 8 „Konto“ → Passwort eingeben (und den 2FA-Code, falls eingeschaltet).
3. Den Haken „Ich habe meine Rechnungen gesichert …“ setzen und „Konto endgültig löschen“ klicken.

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Alles ist sofort weg: Einstellungen, Logo, Rechnungen, Etsy-Zugang, eigener Absender. Aus den Sicherungskopien verschwinden die Daten nach spätestens 14 Tagen. Du bekommst eine Bestätigungsmail.

Kleines Wörterbuch

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